DVN cam kết một quy trình hoàn hàng rõ ràng, minh bạch và có người chịu trách nhiệm ở từng bước — để bạn kinh doanh với DVN mà không phải lo lắng về việc xử lý hàng tồn.

Với hơn 1.000 đại lý và cộng tác viên đang hợp tác trên toàn quốc, DVN hiểu rằng một trong những nỗi lo lớn nhất khi kinh doanh online là hàng tồn không bán được sẽ đi đâu, về đâu. Chính sách gửi hàng hoàn dưới đây được xây dựng để giải quyết đúng nỗi lo đó — thực tế, minh bạch và có quy trình cụ thể cho từng kho.

Hàng hoàn là gì và áp dụng cho ai

Chính sách này áp dụng cho Cộng tác viên (CTV) và nhân viên Kinh doanh (Sale) đang lấy hàng từ hệ thống kho DVN để bán, khi cần gửi trả lại hàng chưa bán được hoặc hàng tồn về kho. Đây là một phần trong mô hình dropship mà DVN đang vận hành — DVN chuẩn bị kho và sản phẩm, CTV/Sale thực hiện bán hàng, và khi cần, hàng có thể được gửi hoàn trở lại kho theo đúng quy trình công khai dưới đây.

Thời hạn và thời gian xử lý hàng hoàn

Hạng mục	Nội dung
Thời hạn làm hoàn hàng	Hết ngày cuối cùng của tháng liền kề
Thời hạn hoàn hàng cụ thể	Ngày cuối cùng của tháng tiếp theo tính theo ngày đặt hàng (ví dụ: đặt hàng 05/02, hạn cuối hoàn hàng là 31/03)
Thời gian xử lý hàng hoàn	13h–15h chiều thứ Ba và thứ Sáu hàng tuần
Kênh theo dõi	Nhóm Zalo hàng hoàn riêng theo từng kho

DVN nêu rõ mốc thời gian này ngay từ đầu để CTV/Sale chủ động sắp xếp, tránh trường hợp mang hàng đến kho nhưng không được xử lý vì đã quá hạn.

Quy trình 4 bước xử lý hàng hoàn

Quy trình được thiết kế để mọi bên — Sale, Thủ kho, Kế toán — đều biết rõ mình đang ở bước nào và ai là người chịu trách nhiệm tiếp theo.

1. Sale báo trước khi mang hàng hoàn về kho — nếu không có thông báo trước, kho sẽ không nhận hàng hoàn.
2. Sale lên đơn đề nghị trả lại hàng, chụp ảnh gửi vào nhóm Zalo Hoàn hàng và tag thủ kho xác nhận (có thể làm song song hoặc ngay sau bước 1).
3. Thủ kho xác nhận ba thông tin: có hàng hoàn hay không, số lượng hàng hoàn, và tình trạng hàng hoàn.
4. Kế toán dựa vào xác nhận của thủ kho để xử lý: nếu đủ điều kiện sẽ lập chứng từ hoàn hàng; nếu không đủ điều kiện, đơn sẽ bị từ chối và trao đổi lại trực tiếp trên nhóm Zalo với Sale.

Điều kiện để hàng được hoàn nhập kho

Không phải mọi hàng gửi về đều được chấp nhận hoàn nhập kho. DVN nêu rõ ngay từ đầu các điều kiện sau để CTV/Sale không bị bất ngờ ở bước cuối:

• Hàng hoàn chỉ được nhập kho nếu còn nguyên vẹn, không hư hỏng, không dập nát.
• Hàng không đủ điều kiện hoàn lại thì bộ phận Kinh doanh (KD) tự xử lý đơn hàng đó.
• Thưởng doanh thu tháng sẽ được xác nhận vào kỳ lương của tháng liền kề, sau hạn hoàn hàng.
• Trên mỗi kiện hàng gửi hoàn phải ghi rõ tên Sale, mã Sale và số đơn hàng.
• Kho chỉ nhận gửi hàng của công ty, không nhận hàng ngoài.

Quy định riêng theo từng kho

DVN vận hành hệ thống kho theo hai nhóm quy trình khác nhau, tùy vào vị trí kho mà Sale/CTV đang thao tác.

Kho 126 Lê Trọng Tấn

Đây là kho vận hành theo hình thức ghi sổ trực tiếp, phù hợp khi Sale mang hàng trực tiếp đến kho.

• Gửi hàng: Sale mang hàng xuống kho, cung cấp tên Sale, mã số Sale (ví dụ: Vân – KD16), số đơn hàng, tự ghi vào sổ và ký xác nhận, thông báo cho thủ kho. Thủ kho tiếp nhận và cất hàng đúng nơi quy định.
• Lấy lại hàng hoàn:  Sale liên hệ kho theo trình tự tên Sale → số đơn hàng → số thứ tự trong sổ, sau đó ký nhận vào sổ là đã lấy hàng. Thủ kho lấy đúng kiện hàng và yêu cầu Sale hoặc người nhận ký sổ xác nhận.

Kho Thanh Oai, TP.HCM, Đà Nẵng

Đây là các kho vận hành theo hình thức xác nhận qua Zalo, phù hợp với mô hình Sale ở xa không thể đến trực tiếp.

• Gửi hàng: Sale thông tin số đơn hàng hoàn cụ thể trong nhóm Zalo của kho. Kho xác nhận trong nhóm Zalo, ghi sổ theo dõi kiện hàng hoàn đã nhận, và cất hàng đúng nơi quy định.
• Lấy lại hàng hoàn: Sale liên hệ nhân viên kho báo số đơn hàng muốn lấy. Kho lấy đúng kiện hàng, chụp ảnh trả hàng làm bằng chứng, và ghi sổ theo dõi kiện hàng trả.

Nguyên tắc chung áp dụng cho tất cả các kho

Dù ở kho nào, DVN áp dụng năm nguyên tắc vận hành thống nhất để đảm bảo minh bạch và có trách nhiệm rõ ràng giữa các bên:

• Hàng hoàn phải được đóng thành kiện, để ngay ngắn, gọn gàng.
• Kho không chịu trách nhiệm trong trường hợp mất hàng.
• Kho hỗ trợ kiểm tra sổ sách và camera trong phạm vi quan sát và thời gian lưu trữ cho phép.
• Trên hàng phải ghi rõ tên Sale, mã Sale và số đơn hàng.
• Kho chỉ nhận gửi hàng thuộc về công ty.

Ngoài ra, kho hỗ trợ dán mã vận đơn mới lên hàng hoàn cho Sale và chỉnh sửa lại bao bọc hàng nếu gói hàng bị rách, bong — giúp CTV không phải tự xử lý phần đóng gói lại từ đầu.

DVN đồng hành cùng bạn trong từng bước hoàn hàng

Chính sách này áp dụng thống nhất từ ngày 01/03/2024 cho tất cả các kho, không có ngoại lệ hay điều kiện ngầm giữa các khu vực. DVN hiểu rằng với người bán hàng online, việc không biết hàng tồn sẽ được xử lý ra sao là một trong những rào cản lớn khi mới bắt đầu kinh doanh — và đây là lý do DVN công khai toàn bộ quy trình, thời hạn, và điều kiện ngay từ đầu, để bạn có thể tập trung vào việc bán hàng mà không phải lo lắng về phần hậu cần.

Nếu bạn còn thắc mắc về quy trình gửi hàng hoàn tại kho mình đang làm việc, hãy liên hệ trực tiếp nhóm Zalo hàng hoàn của kho hoặc hotline 1900.4399 / 0916.886.187 để được hỗ trợ nhanh nhất.